Sự thay đổi của các quy định pháp luật về con dấu

Do ảnh hưởng của các quy định cũ đã quá lâu nên việc thích nghi với các quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 cần phải có thời gian nhất định. Vì vậy, đến thời điểm hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tư tưởng rằng chỉ có dấu tròn mới có giá trị pháp lý, còn dấu vuông thì không.

Sau đây Luật Blue sẽ phân tích sự thay đổi của các quy định pháp luật về con dấu  như sau:

Căn cứ theo quy định của pháp luật cũ tại khoản 2 Điều 1 Nghị Định 31/2009/NĐ-CP Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu quy định:

1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.

2. Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại. Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

Bên cạnh đó, căn cứ Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 thì:

“Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu”

Như vậy, theo quy định trên:

Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép có một con dấu duy nhất, trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất. Mặt khác, doanh nghiệp phải khắc dấu tại cơ quan Công an nơi đặt trụ sở doanh nghiệp sẽ quản lý sử dụng con dấu và mẫu dấu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, con dấu có thời hạn sử dụng 5 năm kể từ ngày kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Nếu vi phạm quy định này, doanh nghiệp sẽ bị phạt theo điểm b Khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 như sau:

“Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
2. b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.”

Tuy nhiên hiện tại Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 và khoản 1 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp:

“Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
2. a) Tên doanh nghiệp;
3. b) Mã số doanh nghiệp.
4. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
6. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
7. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 15. Quản lý và sử dụng con dấu

Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”.

Theo quy định trên thì hiện nay doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ phải thông báo lại mẫu dấu cho cơ quan đăng kí kinh doanh khi làm con dấu lần đầu, khi con dấu bị mất phải làm lại hoặc trong trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 09 năm 2015 có quy định như sau:

“2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

5.Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.”

Như vậy, để được đăng ký con dấu mới bạn cần thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp bạn đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cần lưu ý về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu công ty bạn phải hoàn toàn chịu trách nhiệm; phòng Đăng ký kinh doanh sẽ không chịu trách nhiệm về những vấn đề này.

Trên đây là tư vấn của Luật Blue về sự khác nhau giữa con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Luật doanh nghiệp năm 2014. Nếu bạn có bất kỳ khó khăn nào liên quan đến con dấu vui lòng liên hệ Công ty luật Blue để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh nhất!